La checklist pour changer de syndic

Peut-on changer de syndic de copropriété en cours de mandat ?

La copropriété en Belgique est régie par les articles 577-2 à 577-14 du Code civil, résultants de la loi du 30 juin 1994 qui modifient et complètent les dispositions du Code civil sur la copropriété. Ces articles précisent qu’une révocation du syndic de copropriété est légale et peut avoir lien à tout moment sur simple convocation.

Les copropriétaires pourront justifier ou non de la mauvaise gestion de la copropriété par le syndic en place.

Voici quelques exemples relatifs aux obligations d’un syndic de copropriété :

• Ne concrétise pas les travaux votés en AG ;
• Gère mal ou pas du tout l’immeuble ;
• Ne fait pas respecter le règlement de copropriété ;
• Ne rédige pas de procès-verbal après une AG ;
• Ne dispose pas des assurances requises ;
• Ne communique pas avec les copropriétaires ;
• N’organise pas les AG ;
• Ne règle pas les factures auprès des fournisseurs ;
• Ne défend pas la copropriété devant la justice ;
• Etc.

Les raisons peuvent être multiples de vouloir changer de syndic de copropriété en Belgique.

Sur quels critères juger un syndic de copropriété pour en changer ?

Avant de révoquer le mandat de son syndic d’immeuble, il convient d’estimer si cette décision est fondée sur des faits concrets à long terme ou s’il s’agit d’une mésentente temporaire, ou d’un malentendu.

Pour rappel, une copropriété ne peut pas rester sans syndic. Vous devrez donc en nommer un autre qui assurera le suivi de gestion de la copropriété en même temps que vous révoquerez le mandat en cours.

La révocation d’un syndic de copropriété survient fréquemment dans une résidence neuve. Dans cette situation, le promoteur a nommé un syndic provisoire au moment de la construction du bâtiment, mais ce dernier manque parfois de réactivité dans l’accomplissement de ses différentes tâches.

Comment mettre fin au mandat du syndic de copropriété ?

À quelle occasion révoquer un mandat de syndic ?

Vous ne pouvez malheureusement pas révoquer le contrat du syndic de copropriété du jour au lendemain.

Trois options s’offrent à vous et aux autres copropriétaires pour changer de syndic en bonne et due forme :

• Profiter de l’assemblée générale ordinaire annuelle des copropriétaires.
• Solliciter la tenue d’une assemblée générale extraordinaire dont l’ordre du jour de la réunion consistera précisément à statuer sur la révocation du syndic de copropriété en place (les copropriétaires à l’origine de la demande doivent représenter au moins 20 % des quotités).
• Dans les cas extrêmes et urgents, saisir un juge de paix qui révoquera le syndic et en nommera un provisoire.

La situation idéale consiste à attendre la fin du mandat du syndic d’immeuble et à ne pas le reconduire. Le mandat d’un syndic est d’une durée de 1 an, avec une possibilité de reconduction allant jusqu’à 3 ans.

Comment se passe la révocation ?

Le pouvoir de révocation ou de non-renouvellement du mandat du syndic de copropriété est détenu par l’assemblée générale des copropriétaires. Elle a également la capacité d’en nommer un nouveau.

Cette décision est prise lors d’un vote qui se fait à la majorité absolue, soit 50 % des voix + 1, aussi bien lors d’une assemblée générale ordinaire qu’extraordinaire.

Le procès-verbal qui sera rédigé lors de cette assemblée devra stipuler la nomination du nouveau syndic en reprenant ses coordonnées complètes, ainsi que sa date de prise de fonction.

Pour être valide, le président de séance doit signer le PV de l’assemblée générale et garder une copie du document. Il ne s’agit pas seulement d’une formalité administrative supplémentaire. En effet, sans la production de cette copie, le nouveau syndic ne pourra pas reprendre le mandat de l’ancien.

Le syndic nouvellement élu devra également recevoir une copie du PV de nomination. Il contactera alors son prédécesseur afin de récupérer l’historique de gestion de la copropriété pour assurer un suivi en toute connaissance de cause. Le syndic démis de ses fonctions a l’obligation de lui fournir toutes les informations.

Dans le cas de la saisie du juge de paix, le contexte est différent. La copropriété a gravement pâti d’un manquement aux obligations du syndic. Dans ce cas, le juge ordonne la révocation immédiate du syndic en fonction et en nomme provisoirement un nouveau, jusqu’à ce qu’un syndic définitif soit choisi lors de l’AGO ou d’une AGE.

Quelles sont les informations transmises de l’ancien syndic au nouveau syndic ?

Suite à la révocation de son mandat, l’ancien syndic dispose d’un mois pour transmettre tous les renseignements indispensables au nouveau syndic.

Il a également deux mois pour assurer la transmission des fonds sur le compte de gestion de la copropriété ouvert par le nouveau syndic.

Dans ce contexte, le nouveau syndic doit :

• Ouvrir un compte bancaire au nom de l’ACP et demander à la banque de l’ajouter comme mandataire
• Recueillir les archives par l’intermédiaire de l’ancien syndic (archives permanentes et non permanentes)
• Récupérer la liste des copropriétaires de l’immeuble et la mettre à jour le cas échéant
• Connaître les plans de l’immeuble pour s’approprier le nouveau bâtiment qu’il gère
• Conserver les extraits de banque anciens et à venir
• Consulter et assurer le suivi des dossiers de procédures en cours
• Analyser les documents comptables et les mettre à jour le moment venu
• Rédiger les actes de base
• Appliquer le règlement d’ordre intérieur
• Rédiger les PV d’assemblées générales
• Préparer les contrats et assurer leur suivi
• Enregistrer son mandat à la BCE

L’ensemble de ces tâches permet d’assurer la bonne continuité de gestion entre les deux syndics pour une copropriété en ordre d’un point de vue administratif et financier.

Synthèse des 6 étapes pour révoquer un syndic de copropriété

Utilisez cette checklist en 6 étapes pour révoquer un syndic de copropriété sans perdre de temps et en respectant les règles :

1. Identifier les causes d’une volonté globale de changement de syndic
2. S’assurer que la majorité des copropriétaires veut changer de syndic
3. Officialiser la décision lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire
4. Choisir le nouveau syndic sur des critères stricts et objectifs et comparer les différentes offres
5. Rédiger scrupuleusement le procès-verbal avec les copies indispensables
6. S’assurer de la bonne transmission des informations au nouveau syndic

Vous savez maintenant comment changer de syndic et offrir à votre copropriété une meilleure gestion. Soyez scrupuleux lors de cette procédure, pour éviter une demande de dommages et intérêts de la part de votre ancien syndic.

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Pour toute précision, n’hésitez pas à faire appel à nos experts en nous contactant sans attendre.