Comment éviter les lourdeurs administratives dans une copropriété ?

S’investir pour une bonne organisation

Gérer une copropriété en Belgique nécessite de compléter chaque année différents types de documents administratifs et comptables.

Vous devez également :

• Organiser l’assemblée générale ordinaire (AGO)
• Respecter de multiples échéances y compris pour l’envoi des convocations à l’AG et du compte-rendu y relatif
• Superviser les travaux en cours
• Vous tenir au courant des lois
• Manager le personnel employé par la résidence
• Gérer l’arrivée et le départ de nouveaux copropriétaires
• Etc.

Il n’y a pas de secret. Pour être dans les temps et répondre à vos obligations, vous devez vous investir.

Tableaux Excel, rappels dans votre agenda, système de classement du courrier, etc., un syndic bénévole est aussi bien organisé, si ce n’est mieux, qu’un syndic professionnel !

Anticiper pour éviter les décisions hâtives

Une bonne organisation vous évitera bien des déboires, mais l’anticipation vous permet d’être totalement prêt à affronter d’éventuels retards ou contestations.

Ne l’oubliez pas, vous gérez un immeuble qui compte d’autres copropriétaires, des locataires et des personnes extérieures à la résidence.

Vous êtes en quelque sorte le manager de votre résidence et cette fonction vous oblige à anticiper de nombreuses décisions ou problèmes pour ne pas vous retrouver devant le fait accompli.

Gérer la copropriété en interne

Se mettre d’accord avec l’ensemble des copropriétaires prouve que vous avez les capacités pour gérer une résidence.

Toutefois, plus le nombre d’interlocuteurs augmente, plus les désaccords, les retards et les documents administratifs à tenir à jour se multiplient.

En tant que syndic bénévole, vous pouvez déléguer en interne un maximum de tâches qui vous éviteront de faire appel à des prestataires. Vous pouvez par exemple confier l’entretien des communs ou des espaces verts à un autre copropriétaire.

Vous diminuerez les lourdeurs administratives tout en réduisant les coûts imputables à la copropriété.

« La plateforme Syndic Yourself  a été conçue pour les propriétaires, ce qui nous a permis de diminuer le coût de gestion, et nous a offert une flexibilité et rapidité d’action dont toutes les co-propriétés ont besoin. »
Florence, 6 appartements

Profiter des atouts de la technologie pour faciliter son quotidien de syndic de copropriété bénévole

Comme la crise sanitaire l’a démontré, la technologie peut améliorer la communication et l’organisation.

Faire appel à des applications ou des logiciels pour faciliter votre quotidien de syndic bénévole et la communication entre l’ensemble des interlocuteurs représente une décision pertinente.

De plus, les outils numériques :

• Modernisent la profession de syndic
• Limitent les lourdeurs administratives
• Rendent vos tâches encore plus intéressantes et enrichissantes

Se faire accompagner dans la gestion de sa copropriété

Gérer une copropriété nécessite de se tenir informé sur une multitude de sujets, notamment d’un point de vue légal et réglementaire.

Pour éviter de vous perdre dans les méandres de la gestion de copropriété, vous pouvez dès le début de votre mandat vous faire accompagner par Syndic Yourself.

Syndic Yourself représente bien plus qu’une plateforme pour accompagner les syndics bénévoles dans leurs tâches quotidiennes. Nous deviendrons l’interlocuteur privilégié des copropriétaires de votre résidence et nous vous aiderons dans vos tâches quotidiennes.

Nos experts en comptabilité, en droit et en gestion de copropriété vous apportent leurs retours d’expérience afin de vous éviter d’être perdu face aux aspects administratifs de votre mission.

En suivant les conseils qui précèdent, vous gérerez rapidement votre copropriété d’une main de maître. Vous gagnerez du temps et également la confiance et la sympathie des autres copropriétaires.

Vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter avec l’un de nos experts !