Que fait le syndic pour le prix que je paie ?

Gestion administrative

Les tâches administratives qui sont prises en charge par le syndic sont nombreuses :

• Organiser l’assemblée générale annuelle dans la période prévue par le règlement de copropriété ou, si un ou plusieurs copropriétaires le demande et à condition qu’ils détiennent une quote-part égale ou supérieure à 1/5^ème des parties communes, organiser une assemblée générale extraordinaire ;
• Tenir informées les personnes qui ne disposent pas d’un droit de vote (c’est-à-dire les locataires) de la date des assemblées générales pour qu’elles puissent formuler leurs demandes par écrit afin que ces dernières soient communiquées à l’assemblée générale ;
• Rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale, en y consignant toutes les décisions prises ;
• Souscrire une assurance en responsabilité civile ;
• Soumettre un rapport d’évaluation des contrats de fournitures (eau, électricité, etc.) ;
• En cas de cessation de contrat, fournir l’ensemble du dossier relatif à la gestion de l’immeuble au syndic successeur dans un délai de 30 jours ;
• Etc.

Si la liste est longue, une des missions principales du syndic de copropriété est d’agir en toute transparence. En effet, depuis l’entrée en vigueur de la loi du 1^er septembre 2010, le syndic doit être entièrement transparent et donner la possibilité aux copropriétaires de consulter les documents qui concernent la copropriété. Si le gestionnaire souhaite stocker les archives de la copropriété ailleurs que dans ses bureaux, il doit toutefois pouvoir y donner accès aux copropriétaires qui veulent les consulter.

La gestion du personnel

Dans les grandes copropriétés, il n’est pas rare de croiser un concierge ou encore un jardinier qui entretiendrait le parc. Si ces personnes sont employées par l’association des copropriétaires, elles sont toutefois gérées par le syndic, que ce soit pour l’engagement, le licenciement, le remplacement de personnel absent ou encore le paiement des salaires.

À noter cependant, le syndic doit obligatoirement obtenir l’accord de l’association des copropriétaires avant d’ouvrir un nouveau poste.

Gestion financière

Dans toute copropriété de moins de 20 appartements, la comptabilité peut être simplifiée. Au-delà, le gestionnaire doit réaliser une comptabilité en partie double.

Parmi les missions comptables qui incombent au syndic, on retrouve celles-ci :

• Administrer les fonds de l’association des copropriétaires et tenir les comptes en toute transparence et de façon détaillée ;
• Préparer le budget prévisionnel pour couvrir les dépenses courantes d’entretien et de fonctionnement des parties communes ;
• Prévoir un budget prévisionnel relatif aux dépenses extraordinaires prévisibles (rénovations de grande ampleur par exemple) ;
• Vérifier que les fonds de roulement et de réserve soient versés sur deux comptes bancaires distincts ;
• Veiller au recouvrement des charges impayées ;
• Etc.

Gestion technique

Le syndic se charge de mettre en œuvre les décisions prises lors de l’assemblée générale pour l’amélioration des parties communes et/ou l’entretien de celles-ci. Il peut également intervenir en cas d’urgence pour réaliser, ou faire réaliser, des travaux sans demander l’aval de l’association des copropriétaires.
Si le syndic choisit de confier ces travaux à une entreprise externe, il a dès lors l’obligation légale de présenter différents devis (au minimum 3) pour chaque travail à effectuer. Cette obligation se retrouve à l’article 577-8 §4 alinéa 13 du Code civil relatif à la copropriété.

Le syndic : représentant légal de l’association des copropriétaires

En tant que représentant légal de l’association des copropriétaires, le syndic peut intervenir, par exemple lors d’une procédure judiciaire pour défendre l’intérêt de la copropriété, qu’il s’agisse d’une plainte de la copropriété contre le constructeur de l’immeuble ou d’un recouvrement d’acomptes impayés par un des copropriétaires. Avant toute procédure, le gestionnaire doit toutefois avoir l’approbation de l’association des copropriétaires lors d’une assemblée générale.

Un médiateur à l’écoute des copropriétaires

En cas de conflits entre les copropriétaires, le syndic doit être à l’écoute et endosser le rôle de médiateur, pour arriver le plus rapidement possible et dans les meilleures conditions à un accord entre les parties. En réglant les conflits à l’amiable, le gestionnaire permet d’éviter une procédure judiciaire qui pourrait durer des années et entrainer des heures de travail pour ses collègues et lui.

Les interventions extraordinaires

Si les missions énumérées ci-dessus concernent la gestion dite « quotidienne » de l’immeuble, le syndic peut également intervenir pour des missions plus ponctuelles, considérées alors comme extraordinaires car elles n’apparaissent pas dans le contrat signé entre le syndic et l’association des copropriétaires au début de leur collaboration. Et qui dit extraordinaires, dit suppléments !

Le syndic bénévole, quant à lui, ne facturera pas ses interventions extraordinaires puisque, a fortiori, il agit en tant que bénévole.

Soyez donc extrêmement vigilants à cela lors du choix de votre futur syndic professionnel.

Et en cas de manquements ?

Si l’association des copropriétaires réalise que le syndic ne respecte pas ses engagements et qu’elle se sent lésée, elle peut déposer plainte contre ce dernier devant l’IPI ou le juge de paix pour manquements. Le gestionnaire peut alors se voir réclamer des dommages et intérêts à verser à l’autre partie.

Syndic bénévole ou syndic professionnel, il est donc légalement obligatoire d’être couvert par une assurance en responsabilité civile qui pourra vous aider dans ce genre de situations.

Les missions du syndic de copropriété sont nombreuses, mais cela ne doit pas vous effrayer pour autant. Accompagnés des bons outils et d’experts en gestion de copropriété, la gestion bénévole devient un véritable jeu d’enfant !

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