De algemene vergadering van mede-eigendom

Wat is een algemene vergadering van mede-eigendom?

Definitie

De algemene vergadering van mede-eigendom, of beter bekend als de algemene vergadering van mede-eigendom, komt overeen met de vergadering die alle mede-eigenaars van een gebouw samenbrengt.

Bij een AV mogen alleen de eigenaren vertegenwoordigd zijn. Huurders en mensen buiten het gebouw kunnen niet deelnemen.

Om informatie door te geven of een klacht in te dienen met betrekking tot de exploitatie van de mede-eigendom, kan een huurder zijn opmerkingen echter schriftelijk indienen over de gemeenschappelijke delen van het gebouw. De eigenaar is verantwoordelijk voor het rapporteren van zijn verzoeken en bevindingen aan de algemene vergadering van mede-eigendom.

Waar dient een AV van mede-eigendom voor?

Tijdens deze jaarvergadering, die minimum een keer per jaar worden georganiseerd, worden beslissingen genomen met betrekking tot het beheer van de mede-eigendom.

De discussie moet worden voorgezeten door een van de mede-eigenaren. Met dit in gedachten is het samenbrengen van alle mede-eigenaren ideaal, zodat iedereen zijn mening kan geven en deze kan rechtvaardigen.

Het verschil tussen statutaire algemene vergadering (AV) en buitengewone algemene vergadering hangt af van de oorsprong van de oproeping. De eerste wordt geïnitieerd door de syndicus en de tweede door de mede-eigenaren, wanneer beslissingen snel moeten worden genomen en niet kunnen wachten op de jaarlijkse AV.

Wie neemt deel aan deze beslissingsbijeenkomst?

Naast de syndicus zijn er andere entiteiten bestaande uit mede-eigenaars aanwezig om het vlotte verloop van de algemene vergadering van mede-eigenaars te verzekeren:

• De raad van mede-eigendom woont de AV bij en valideert de juiste uitvoering van de beslissingen van de syndicus;
  
• De rekencommissaris zorgt voor een goed financieel beheer van de mede-eigendom door de syndicus.

Wie beslist de datum van de AV?

Een algemene vergadering van mede-eigendom moet minstens 15 dagen van tevoren worden bijeengeroepen. In het geval van een statutaire algemene vergadering neemt de gebouwbeheerder meestal het initiatief om de uitnodigingen te regelen. De periode van 15 dagen waarin de AV kan plaatsvinden, staat vermeld in het reglement van interne orde. Het blijft onveranderd van jaar tot jaar, behalve onder speciale voorwaarden.

Meerdere mede-eigenaars kunnen echter verzoeken om binnen dertig dagen een buitengewone algemene vergadering te houden, op voorwaarde dat zij ten minste 20% van de totale mede-eigenaars vertegenwoordigen.

Hoe worden beslissingen genomen op een algemene vergadering van mede-eigendom?

Voor elke algemene vergadering van mede-eigendom wordt een agenda opgesteld. Het maakt het mogelijk om discussies te richten op specifieke onderwerpen en alle belangrijke beslissingen die genomen moeten worden te behandelen.

Een besluit komt altijd tot stand na stemming van alle mede-eigenaren. De manier waarop de stemmen worden geteld, is bijzonder tijdens een algemene vergadering van mede-eigendom:

• De meerderheden veranderen afhankelijk van het behandelde onderwerp, het belang ervan voor de werking van de mede-eigendom en de budgettaire gevolgen voor het beheer van de rekeningen van de mede-eigendom;
• De stem van een eigenaar komt overeen met een bepaald aantal stemmen volgens zijn aandeel in de gemeenschappelijke ruimtes.

Beslissingen met absolute meerderheid

Een stemming voor een lopend besluit op een algemene vergadering van mede-eigendom, zoals bijvoorbeeld de wisseling van syndicus, gebeurt bij volstrekte meerderheid, dat wil zeggen de helft van de stemmen + 1.

Beslissingen met 2/3 meerderheid

Een 2/3 meerderheid is vereist voor:

• het uitvoeren van werkzaamheden in de gemeenschappelijke ruimtes waarover de syndicus geen beslissing kan nemen;
  
• het bepalen van het aantal offertes waarvoor een oproep tot mededinging vereist is;
• De oprichting van een raad van mede-eigendom.

Beslissingen met 80% meerderheid

Een meerderheid van 80% is essentieel voor:

• substantiële verbouwings- of restauratiewerkzaamheden op het niveau van het gebouw;
  
• De wijziging van de statuten in verband met het gemeenschappelijke karakter van de partijen;
  
• De verandering in de verdeling van de kosten van mede-eigendom.

Unanieme beslissingen

De unanieme beslissingen hebben uitsluitend betrekking op de volledige wederopbouw van een verwoest gebouw of de wijziging van de aandelen van de mede-eigendom.

Op het einde van de algemene vergadering van mede-eigendom wordt een proces-verbaal van de AV opgemaakt om de genomen beslissingen schriftelijk vast te leggen. Deze dient ondertekend te worden door de voorzitter van de vergadering, de secretaris en alle aanwezige mede-eigenaars of hun vertegenwoordigers. Het wordt vervolgens binnen 30 dagen na de vergadering naar de mede-eigenaars gestuurd. Dit document is een wettelijke verplichting en wordt naar elke mede-eigenaar gestuurd, ook als hij afwezig was tijdens de besprekingen.

Wat gebeurt er als een mede-eigenaar de algemene vergadering van mede-eigendom niet kan bijwonen?

Het verlenen van een volmacht

Hoewel de timing van tevoren bekend is, kan een mede-eigenaar nog steeds verhinderd zijn door een persoonlijke of professionele verplichting waardoor hij de algemene vergadering niet kan bijwonen. Niet erg, want een eigenaar kan worden vertegenwoordigd door een persoon aan wie hij een volledige of gedeeltelijke volmacht verleent.

Deze vertegenwoordiger kan een andere mede-eigenaar zijn of een persoon buiten de algemene vergadering, maar hij mag de syndicus zelf geen volmacht geven om belangenconflicten te vermijden.

Let op het verzamelen van stemmen

Merk op dat in de eerste oplossing de gemandateerde mede-eigenaar geen meerdere stemmen kan claimen, waardoor zijn eigen stem uitkomt op meer dan 10% van het totaal aantal stemmen.

Neem het voorbeeld van een mede-eigendom van 30 personen waarbij één mede-eigenaar 5 anderen vertegenwoordigt. Hij behaalde daarmee 6 van de 30 stemmen, oftewel 20% van het totaal. In dit geval kan hij niet meer dan twee andere mede-eigenaars vertegenwoordigen.