Wanneer en hoe een syndicuscontract opzeggen in België?

Het beëindigen van het manaat van een vrijwillige syndicus kan om verschillende redenen noodzakelijk zijn: tijdsgebrek, meningsverschillen over het beheer of de wens om van syndicus te veranderen. In België is deze procedure onderworpen aan duidelijke wettelijke regels. Die regels moeten worden nageleefd om conflicten binnen de mede-eigendom te vermijden. In dit artikel leggen we op een eenvoudige manier uit wanneer en hoe het mandaat van een vrijwillige syndicus kan worden beëindigd.

In welke gevallen kan een vrijwillige syndicus worden beëindigd?

De beëindiging van het mandaat van een vrijwillige syndicus kan zich in verschillende situaties voordoen, in onder meer de volgende siuaties:

• de syndicus vervult zijn/haar taken niet (meer) correct
  
• de syndicus heeft onvoldoende tijd of beschikbaarheid
  
• Er ontstaan spanningen of vertrouwensbreuk tussen mede-eigenaars
  
• De mede-eigendom wenst een andere syndicus aan te stellen (vrijwillig of professioneel syndicus)

Wat de reden ook is, de beslissing moet altijd collectief worden genomen en moet voldoen aan de regels van de mede-eigendom.

Wie beslist over de beëindiging van de syndicus?

In België behoort de beëindiging van het mandaat (er is geen contract voor een vrijwillige syndicus), zowel voor een vrijwillige als een professionele syndicus, tot de bevoegdheid van de algemene vergadering van de mede-eigenaars.

De beslissing moet:

• Vooraf op de agenda van de algemene vergadering staan
  
• worden goedgekeurd met een absolute meerderheid van 50% + 1 van de aandelen (quotiteiten) tijdens de Algmene Vergadering

Welke stappen moeten worden gevolgd?

De beëindiging van het mandaat van een vrijwillige syndicus moet verplicht worden beslist tijdens een algemene vergadering en formeel worden opgenomen in het proces-verbaal. 

Buiten dit kader is er geen geldige beëindiging.

De belangrijkste stappen zijn:

• Het punt opnemen op de agenda van de algemene vergadering
  
• Stemmen over de beëindiging tijdens de vergadering
  
• Een nieuwe syndicus aanduiden
  
• De genomen beslissingen correct opnemen in het proces-verbaal van de Algemen Vergadering

Een duidelijke schriftelijke vastlegging laat toe:

• de einddatum van het mandaat vast te leggen
• een correcte overdracht van documenten, rekeningen en dossiers te verzekeren

Voorbeeld van standaardtekst voor het proces-verbaal

Beslissing nr. X – Beëindiging van het mandaat van de vrijwillige syndicus

De algemene vergadering beslist het mandaat van vrijwillige syndicus van de heer/mevrouw [Naam] te beëindigen, met ingang van [datum].

De beslissing wordt aangenomen met de vereiste meerderheid.

De uittredende syndicus verbindt zich ertoe alle documenten, archieven en rekeningen van de mede-eigendom binnen de wettelijke termijnen over te dragen aan de nieuw aangestelde syndicus.

Moet een opzegtermijn worden gerespecteerd?

In principe eindigt het mandaat van een vrijwillige syndicus op de datum die door de algemene vergadering wordt vastgesteld.

Tenzij er: 

• een specifieke clausule bestaat in het reglement van mede-eigendom, of
• hierover een eerdere beslissing werd genomen door de AV,

is er geen wettelijk verplichte opzegtermijn.

Wel wordt sterk aangeraden een redelijke overgangsperiode te voorzien, zodat de overdracht vlot kan verlopen (boekhouding, contracten, sleutels, banktoegangen, enz.).

Conclusie

Het beëindigen van het mandaat van een vrijwillige syndicus is een duidelijk gereglementeerde procedure die zorgvuldige voorbereiding en naleving van de wettelijke regels vereist.

Door:

• de juiste stappen te volgen
• de beslissing correct te nemen tijdens de algemene vergadering
• alles duidelijk vast te leggen in het proces-verbaal

verzekert de mede-eigendom zich van een vlotte en conflictvrije overgang.

Om mede-eigenaars hierbij te begeleiden, biedt Syndic Yourself een intuïtief platform met complete tools voor vrijwillige syndici.
Dankzij functies voor boekhouding, documentenbeheer, algemene vergaderingen en communicatie — én ondersteuning door experts in mede-eigendom — wordt het beheer duidelijker, correct en efficiënter voor alle mede-eigendommen in België.