De checklist om te veranderen van syndicus

Kunnen we tijdens het mandaat van de syndicus veranderen?

De referentiewet op de mede-eigendom van 10 juli 1965 bepaalt dat een ontslag van de syndicus rechtmatig is. Dit op voorwaarde: het vinden van een legitieme reden voor het niet vervullen van zijn of haar rol.

De mede-eigenaars zullen daarom het wanbeheer van de syndicus met bewijsstukken moeten verantwoorden. Deze stap is essentieel om te voorkomen dat het ontslag leidt tot betaling van een schadevergoeding.

Hier zijn enkele voorbeelden met betrekking tot de verplichtingen van een syndicus:

• Voltooit de werken niet die tijdens de AV besproken werden;
• Beheert het gebouw slecht of helemaal niet;
• Handhaaft de mede-eigendomregels niet;
• Schrijft geen notulen van de AV;
• Heeft niet de vereiste verzekering;
• Communiceert niet met de mede-eigenaars;
• Organiseert de AV niet;
• Betaalt geen facturen aan leveranciers;
• Verdedigt de mede-eigendom niet in de rechtbank;
• Enz.

De redenen kunnen talrijk zijn, maar ze zijn de realiteit. U kunt een syndicus van een VME niet ontslagen zonder een vergoeding, alleen omdat u de contactgegevens hebt gevonden van een syndicus die betrouwbaarder en geschikter lijkt dan de huidige.

Wat zijn terechte redenen om een syndicus te ontslaan?

Alvorens het mandaat van uw syndicus in te trekken, moet worden beoordeeld of deze beslissing is gebaseerd op concrete langetermijnfeiten of dat het een tijdelijk meningsverschil is.

Ter herinnering: een mede-eigendom kan niet blijven bestaan ​​zonder een syndicus. U zult dus een ander moeten aanstellen die het beheer van uw mede-eigendom op zich zal nemen op het moment dat u de huidige syndicus ontslaat.

Het ontslag van een syndicus komt vaak voor bij nieuwbouwprojecten. Dit omdat de bouwheer een voorlopige syndicus aanstelt. Maar deze ontbreekt soms aan slagvaardigheid bij het uitvoeren van de verschillende taken.

Hoe het mandaat van de syndicus beëindigen?

Wanneer kunt u het mandaat van een syndicus intrekken?

U kunt het contract van de syndicus helaas niet van de ene op de andere dag herroepen.

Er zijn voor jou en de andere mede-eigenaars drie mogelijkheden om tijdig te veranderen van syndicus:

• Wacht tot de jaarlijkse statutaire algemene vergadering
• Verzoek om een ​​buitengewone algemene vergadering te houden, waarvan de agenda alleen zal bestaan ​​uit het beslissen over de herroeping van de syndicus. De mede-eigenaars die zo’n algemene vergadering aanvragen, moeten ten minste over 20% van de aandelen beschikken.
• Schakel in extreme en dringende gevallen een vrederechter in die de syndicus zal ontslaan en een voorlopige syndicus zal aanstellen.

De ideale situatie is om de ambtstermijn van de syndicus af te wachten en niet te verlengen. Het mandaat van een syndicus loopt voor een periode van 1 jaar, met de mogelijkheid van verlenging tot maximaal 3 jaar.

Hoe verloopt de herroeping?

De bevoegdheid tot herroeping of niet-verlenging van het mandaat van de syndicus berust bij de algemene vergadering van mede-eigenaars. Deze heeft ook de mogelijkheid om een ​​nieuwe te benoemen.

De beslissing wordt genomen met een absolute meerderheid, ofwel 50% van de stemmen + 1.

De notulen die tijdens deze vergadering worden opgemaakt, dienen de benoeming van de nieuwe syndicus te vermelden, alsook de volledige contactgegevens en datum van indiensttreding.

Om geldig te zijn, moet de voorzitter de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en een kopie van het document bewaren. Dit is niet zomaar een extra administratieve formaliteit. Zonder dit exemplaar zal de nieuwe syndicus immers niet in staat zijn om het mandaat van de oude over te nemen.

De nieuw gekozen syndicus moet ook een kopie ontvangen. Hij of zij zal dan contact opnemen met zijn of haar voorganger om de beheergeschiedenis van het mede-eigendom op te vragen om een ​​geïnformeerde opvolging te garanderen. De ontslagen syndicus heeft de plicht hem alle informatie te verstrekken.

Bij inbeslagname door de vrederechter is de context anders. De mede-eigendom heeft ernstig geleden door een tekortkoming van de syndicus. In dit geval beveelt de rechter het onmiddellijke ontslag van de huidige syndicus en benoemt de rechter voorlopig een nieuwe, totdat er een definitieve syndicus wordt gekozen op de AV.

Welke informatie wordt doorgegeven door de oude aan de nieuwe syndicus?

Na de stopzetting van het mandaat heeft de voormalige syndicus één maand de tijd om alle essentiële informatie aan de nieuwe syndicus te bezorgen. Hij of zij heeft ook twee maanden de tijd om ervoor te zorgen dat de rekening wordt overgemaakt naar de nieuwe rekening van de mede-eigendom die door de nieuwe syndicus is geopend.

In deze context moet de nieuwe syndicus:

• Het openen van een bankrekening op naam van de VME en aan de bank vragen hem of haar aan te duiden als mandataris;
• Verzamelen van alle gegevens via de voormalige syndicus;
• Opvragen van een lijst van al de mede-eigenaars, en zo nodig actualiseren;
• Kennis hebben van de bouwplannen;
• Bewaren van oude en toekomstige bankafschriften;
• Raadplegen en zorgen voor de opvolging van alle dossiers die lopende zijn;
• Boekhoudkundige documenten analyseren en actualiseren wanneer de tijd daar is;
• Redigeren van de basisakte;
• Het toepassen van het reglement van interne orde;
• De notulen schrijven tijdens algemene vergaderingen;
• Opzetten van contracten met leveranciers en het zorgen van de opvolging ervan;
• Registeren van het mandaat in het KBO.

Al deze taken zorgen voor een goede continuïteit van het beheer tussen beide syndici, voor een mede-eigendom die bestuurlijk en financieel in orde is.

Samenvatting van de 6 stappen om een ​​syndicus te ontslaan

Gebruik deze checklist met 6 stappen om een ​​syndicus te ontslaan zonder tijd te verspillen en door de regels te respecteren:

1. 1. Identificeer de gegronde redenen om van syndicus te veranderen
   2. Zorg ervoor dat de meerderheid van de mede-eigenaars van syndicus wil veranderen
   3. Formaliseer de beslissing op een statutaire of buitengewone algemene vergadering
   4. Kies de nieuwe syndicus op basis van strikte en objectieve criteria en vergelijk de verschillende aanbiedingen
   5. Schrijf de notulen nauwgezet, met essentiële kopieën
   6. Zorg voor de juiste overdracht van informatie aan de nieuwe syndicus

U weet nu hoe u moet veranderen van syndicus voor een beter beheer van uw mede-eigendom. Wees scrupuleus tijdens deze procedure om een ​​opzeggingsvergoeding van uw voormalige syndicus te voorkomen.

Neem voor enige verduidelijking onmiddellijk contact met ons op!