Reprise des assemblées générales en présentiel

Qu’est-ce qui change pour les assemblées générales ?

La nouvelle est tombée le 10 juin 2021 avec la mise à jour de la FAQ du Gouvernement belge en lien avec la propagation du coronavirus.

Les assemblées générales sont à nouveau autorisées en présentiel depuis le 9 juin 2021, aussi bien en intérieur qu’en extérieur, avec un maximum de 50 personnes. Dès le 25 juin, les réunions pourront se tenir avec un maximum de 100 personnes.

Les assemblées générales de copropriété organisées par des syndics bénévoles sont elles aussi concernées, puisque la mise à jour s’applique aux activités professionnelles et non professionnelles.

Dans quelles conditions peuvent à nouveau se dérouler les AG ?

Les assemblées générales peuvent se tenir désormais comme vous aviez l’habitude de les organiser. Les règles sanitaires élémentaires s’appliquent toujours, à savoir :

• Le port du masque reste obligatoire pendant toute la durée de l’assemblée générale, aussi bien en intérieur qu’en extérieur. Pour rappel, le masque doit être en bon état et couvrir parfaitement le nez et la bouche.
• Permettez le maintien de la distanciation sociale fixée à 1 m 50 entre chaque personne. Offrez un espace suffisant entre les chaises pour garantir cette mesure pendant la durée de la réunion. Prévoyez une surface d’accueil en intérieur ou extérieur en conséquence.
• Exigez la présence d’un seul représentant par lot, afin de réduire le nombre de personnes au strict minimum. Cette obligation facilitera l’organisation de la réunion.
• Assurez-vous de la bonne ventilation des locaux par l’intermédiaire d’un système mécanique adapté ou en garantissant des courants d’air.

Attention avec la période estivale et les fortes chaleurs qui compliquent parfois le respect des mesures sanitaires !

Selon le nombre de personnes présentes, vous penserez à vous munir d’un micro et d’un vidéoprojecteur afin que chaque participant puisse profiter de tous les échanges de façon équitable.

Le guide sectoriel pour lutter contre la propagation du coronavirus, et qui regorge de bonnes pratiques, vient d’être mis à jour. Consultez-le avant d’organiser vos futures AG ; il vous apportera de nombreux conseils et idées afin d’assurer le bon déroulement de votre réunion.

Les assemblées générales sont parfois source de frictions entre copropriétaires, essayez de ne pas ajouter un sujet de tension aux échanges !

Les AG en présentiel deviennent-elles pour autant une obligation ?

Non ! Les mesures temporaires mises en place depuis le début de la crise sanitaire seront encore d’application jusqu’au 30 septembre 2021, selon le Conseil des ministres du 4 juin 2021, à savoir :

• Droit de report d’une AG ;
• Procédure écrite avec majorité assouplie.

Ainsi, vous pouvez toujours organiser vos assemblées générales à distance si ce fonctionnement convient mieux à l’ensemble des copropriétaires. Pour vous faciliter encore plus la tâche, pensez à utiliser une plateforme en ligne, comme notre outil Meeting4you.

Quelles ont été les conséquences des reports d’AG liés à la crise sanitaire ?

Pour rappel, les AG prévues lors de la première période de confinement et qui devaient avoir lieu avant le 30 novembre 2020 ont pu être reportées d’un an, tout comme celles planifiées entre le 1^er octobre 2020 et le 9 mars 2021.

Impact sur les mandats

Lorsqu’une assemblée générale est reportée, la durée des mandats des représentants agissant au sein de celle-ci (syndic, membres des conseils de copropriété et commissaire aux comptes) est automatiquement prolongée de plein droit jusqu’à la tenue de l’AG suivante.

Impact sur les budgets

Le budget pour le nouvel exercice reste égal à celui du fonds de roulement de l’exercice précédent.

Ne soyez pas surpris si votre syndic vous a réclamé des provisions à ces fins. Il en avait parfaitement le droit afin de maintenir le bon fonctionnement de la copropriété, malgré le retard accusé pour certains travaux. L’entretien des communs par exemple, ainsi que celui des équipements techniques, a été assuré, même au plus fort de la crise sanitaire.

Et si la meilleure solution consistait à organiser une AG hybride ?

Vous pouvez désormais recourir à une organisation hybride, c’est-à-dire que la convocation à l’AG laisse la possibilité à chaque copropriétaire de participer physiquement ou à distance. Bien entendu, les mesures de sécurité élémentaires s’appliquent également pour l’assemblée générale hybride, même si le nombre de participants est très restreint.

Une solution proposée par la loi

Cette disposition a été prévue par l’article 577-6, paragraphe 1 du Code civil modifié par la loi du 20 décembre 2020. Elle prévoit notamment que chaque propriétaire d’un lot participe physiquement ou à distance à l’assemblée générale de sa copropriété si la convocation le permet. Cette disposition est désormais applicable depuis le 9 juin 2021.

L’assemblée générale hybride apparaît comme une excellente solution de transition. Certains copropriétaires qui ne seraient pas encore vaccinés à la date de tenue de l’AG pourraient rechigner à se retrouver en grand comité, malgré les mesures de sécurité sanitaires, et on les comprend !

Une organisation qui fait appel à la coopération entre copropriétaires et syndic

Afin de permettre le retour à la normale dans de bonnes conditions pour tous, l’assemblée générale hybride apparaît comme indispensable. Elle nécessite toutefois un peu plus d’organisation pour le syndic de copropriété qui doit gérer aussi bien la tenue de l’AG avec les personnes présentes, que celles participant à distance.

Là encore, les notions d’entraide, de soutien et de collaboration feront la force de votre copropriété si elle est gérée par un syndic bénévole. Ce dernier fera peut-être appel aux plus férus d’informatique pour garantir le bon déroulement de l’AG pour tous !

Syndic Yourself reste à votre écoute pour vous conseiller dans la gestion de votre copropriété dans cette situation inédite que représente la crise sanitaire de la Covid-19, que ce soit lors du passage d’un syndic professionnel vers un syndic bénévole, ou encore pour organiser au mieux votre assemblée générale à distance ou hybride.

Espérons un retour à la normale d’ici la fin de l’année !