#Blog
Gepubliceerd op 24/06/2021

 

 

Wat verandert er voor de algemene vergaderingen?

Het nieuws kwam naar buiten op 10 juni 2021 met de update van de FAQ van de Belgische regering in verband met de verspreiding van het coronavirus.

Sinds 9 juni 2021 zijn algemene vergaderingen weer toegestaan in persoon, zowel binnen als buiten, met een maximum van 50 personen. Vanaf 25 juni kunnen vergaderingen worden gehouden met een maximum van 100 personen.

Algemene vergaderingen van mede-eigendommen die door vrijwillige beheerders worden georganiseerd worden ook getroffen aangezien de actualisering zowel op professionele als op niet-professionele activiteiten van toepassing is.

Onder welke voorwaarden kunnen opnieuw algemene vergaderingen worden gehouden?

De algemene vergaderingen kunnen opnieuw gehouden worden zoals u ze vroeger organiseerde. De sanitaire basisregels zijn wel nog steeds van toepassing:

  • Het dragen van een masker blijft verplicht tijdens de gehele duur van de algemene vergadering, zowel binnen als buiten. Ter herinnering, het masker moet in goede staat zijn en zowel de neus als de mond perfect bedekken.
  • Zorg ervoor dat de sociale afstand van 1,5m tussen elke persoon gehandhaafd blijft. Zorg voor voldoende ruimte tussen de stoelen, zodat deze maatregel tijdens de gehele duur van de vergadering gehandhaafd blijft. Voorzie daarom een binnen- of buitenzitplaats.
  • Eis dat er slechts één vertegenwoordiger per partij aanwezig is, om het aantal mensen tot een minimum te beperken. Deze eis zal de organisatie van de bijeenkomst vergemakkelijken.
  • Zorg ervoor dat de ruimten goed worden geventileerd door middel van een geschikt systeem of door ervoor te zorgen dat er luchtcirculatie of tocht is.

Wees voorzichtig met de zomerperiode en de hoge temperaturen die het soms moeilijk maken om de sanitaire maatregelen in acht te nemen!

Afhankelijk van het aantal aanwezigen kunt u overwegen een microfoon en een projector te gebruiken, zodat elke deelnemer op billijke wijze kan meevolgen.

De gids van de sector om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, die boordevol goede voorbeelden staat, is onlangs geactualiseerd. Kijk deze zeker eens na voordat u uw toekomstige algemene vergadering organiseert; het zal u veel ideeën en tips geven om uw vergadering soepel te laten verlopen.

Algemene vergaderingen zijn soms een bron van wrijving tussen de mede-eigenaars, probeer daarom de moeilijke onderwerpen te vermijden!

Worden persoonlijke algemene vergaderingen een verplichting?

Nee! De tijdelijke maatregelen die sinds het begin van de gezondheidscrisis zijn ingevoerd, blijven van toepassing tot 30 september 2021, volgens de ministerraad van 4 juni 2021, namelijk:

– Recht om een algemene vergadering uit te stellen ;

– Schriftelijke procedure met een meer flexibele meerderheid.

U kunt dus nog steeds uw algemene vergaderingen op afstand organiseren indien deze werkwijze voor alle mede-eigenaars gunstiger is. Om uw taak nog gemakkelijker te maken, kunt u overwegen een online platform te gebruiken, zoals onze tool Meeting4you.

Wat waren de gevolgen van het uitstel van de algemene vergadering wegens de gezondheidscrisis?

Ter herinnering: de algemene vergaderingen die gepland waren tijdens de eerste inperkingsperiode en die vóór 30 november 2020 zouden plaatsvinden, konden met een jaar worden uitgesteld, evenals de algemene vergaderingen die gepland waren tussen 1 oktober 2020 en 9 maart 2021.

Effect op de mandaten

Wanneer een algemene vergadering wordt uitgesteld, wordt de duur van de mandaten van de vertegenwoordigers die erin zetelen (syndicus, leden van de raad van mede-eigendom en rekencommissaris) automatisch van rechtswege verlengd tot de volgende algemene vergadering wordt gehouden.

Gevolgen voor de begroting

De begroting voor het nieuwe boekjaar blijft gelijk aan het werkkapitaal van het vorige jaar.

Wees niet verbaasd als uw syndicus u om provisies voor deze doeleinden heeft gevraagd. Hij had het volste recht dit te doen om de goede werking van de mede-eigendom te handhaven, ondanks de vertraging van bepaalde werken. Het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten bijvoorbeeld, evenals dat van de technische installaties, werd verzekerd, zelfs op het hoogtepunt van de gezondheidscrisis.

Wat als de beste oplossing erin bestond een hybride AV te organiseren?

U kunt nu uw toevlucht nemen tot een hybride organisatie, d.w.z. de bijeenroeping voor de AV laat aan elke mede-eigenaar de mogelijkheid om fysiek of op afstand deel te nemen. Uiteraard zijn de basisveiligheidsmaatregelen ook van toepassing op de hybride algemene vergadering, zelfs indien het aantal deelnemers zeer beperkt is.

Een door de wet voorgestelde oplossing

Deze bepaling was opgenomen in artikel 577-6, lid 1 van het Burgerlijk Wetboek, zoals gewijzigd bij de wet van 20 december 2020. Zij bepaalt met name dat elke eigenaar van een kavel fysiek of op afstand kan deelnemen aan de algemene vergadering van zijn mede-eigendom indien de bijeenroeping dit toelaat. Deze bepaling is nu van toepassing sinds 9 juni 2021.

De hybride algemene vergadering lijkt een uitstekende tussenoplossing te zijn. Sommige mede-eigenaars die op de datum van de AV nog niet gevaccineerd zijn, zijn misschien terughoudend om in een omvangrijke groep bijeen te komen, ondanks de gezondheidsmaatregelen, en wij begrijpen hen!

Een organisatie die beroep doet op de samenwerking tussen de mede-eigenaars en de syndicus

Om een terugkeer naar een normale situatie onder goede voorwaarden voor iedereen mogelijk te maken, lijkt de hybride algemene vergadering onontbeerlijk. Het vereist echter een beetje meer organisatie voor de syndicus van de mede-eigendom die zowel het houden van de AV met de aanwezigen als met de deelnemers op afstand moet beheren.

Ook hier zullen begrippen zoals wederzijdse hulp, steun en samenwerking de kracht zijn van uw mede-eigendom als deze wordt beheerd door een vrijwillig syndicus. Voor het laatste zal wellicht een beroep worden gedaan op de meest computervaardige om ervoor te zorgen dat de AV voor iedereen soepel verloopt!



(NL) 15min (2)

Syndic Yourself blijft te uwer beschikking om u te adviseren bij het beheer van uw mede-eigendom in deze uitzonderlijke situatie die de gezondheidscrisis van de Covid-19 vertegenwoordigt, hetzij bij de overgang van een professionele naar een vrijwillige syndicus, hetzij om uw algemene vergadering op afstand of hybride te organiseren.

Laten ons hopen dat alles tegen het einde van het jaar weer normaal is!