Alles wat u moet weten over de vrijwillige syndicus

Wat is een vrijwillige syndicus?

Of u nu deel uitmaakt van een klein of groot appartementsgebouw, een vrijwillige syndicus kan worden aangesteld om de professionele syndicus te vervangen en de rol en opdracht op zich te nemen.

Zoals zijn naam aangeeft, oefent de vrijwillige of niet-professionele syndicus deze functie niet uit als een aanvullende of professionele activiteit. In feite wordt hij gekozen en benoemd door de mede-eigenaars van het gebouw, ongeacht het aantal kavels dat hij bezit.

Waarom uw mede-eigendom zelf beheren?

Alvorens verder te gaan, is het belangrijk te begrijpen wat mede-eigenaars ertoe beweegt zich tot een van hun mede-bewoners te wenden om hun mede-eigendom te beheren. Er wordt immers vaak gezegd dat men nooit beter bediend wordt dan door zichzelf…

Kostenverlaging

De niet-professionele syndicus stelt de mede-eigendom in staat te besparen op de beheerskosten die samengaan met de functie van een professionele syndicus. Deze niet te verwaarlozen kostenvermindering stelt de mede-eigenaars in staat hun individuele lasten te verminderen of de bespaarde bedragen opnieuw in de mede-eigendom te investeren.

Bovendien is de vrijwillige syndicus dagelijks betrokken bij het welzijn van zijn gebouw en profiteert hij van de nabijheid die moeilijk te vervangen is. Hierdoor zal hij in staat zijn de juiste leveranciers te selecteren en de contracten zodanig te beheren dat de beste kwaliteit/prijsverhouding wordt verkregen.

Snelheid en reactievermogen

Wie kan er meer toegewijd en gewetensvol zijn in het verzorgen van uw gebouw dan één van de eigenaars zelf?

Het feit dat een syndicus het grootste deel van de tijd ter plaatse is, maakt het mogelijk snel en reactief op elke controle en probleem te reageren. Bij een waterlek, een piepende voordeur of een ander klein ongemak dat het dagelijkse leven van een flatgebouw verstoort, kan de vrijwillige syndicus rechtstreeks optreden om te proberen het probleem op te lossen, zonder dat hij contact moet opnemen met een derde partij buiten het gebouw, waardoor de tijd die nodig is om het probleem op te lossen, dreigt te worden verlengd.

Ook zal de vrijwillige syndicus dagelijks worden betrokken bij de uitvoering van grotere werken, zoals de installatie van een nieuwe lift of de renovatie van het dak van het gebouw.

Transparantie

Het gebrek aan transparantie bij het dagelijks beheer van de mede-eigendom is vaak een verwijt naar de professionele syndici en kan voor ergernis zorgen bij de mede-eigenaars. Soms willen mede-eigenaars immers inzage in de staat van de uitgaven, de boekhouding of de contracten met betrekking tot het beheer van hun gebouw. Zij zullen dan vooraf een aanvraag moeten indienen bij de maatschappij die belast is met het beheer van hun mede-eigendom… en dit kan soms wat (te) veel tijd in beslag nemen en geld kosten!

Anderzijds is de vrijwillige syndicus toegankelijk en beschikbaar in geval van vragen. Hij heeft volledige toegang tot de administratieve documenten en helpt dus vaak de frustraties te stoppen.

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus?

In de eerste plaats heeft de vrijwillige syndicus dezelfde verantwoordelijkheden als de professionele syndicus.

In het algemeen heeft de syndicus, als vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars (VME), de taak de mede-eigendom te vertegenwoordigen, de financiën te beheren en het dagelijks beheer van het gebouw te verzekeren. Het gaat er bijvoorbeeld om het onderhoud en de goede bewaring van het gebouw en de gemeenschappelijke ruimten te verzekeren door de nodige werkzaamheden te plannen.

De syndicus wordt ook belast met een reeks administratieve taken. Naast het toezicht op de contracten met de dienstverleners die verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van het gebouw of de correcte toepassing van het reglement van mede-eigendom, is de niet-professionele syndicus belast met de organisatie van een jaarlijkse algemene vergadering. Daartoe moet de syndicus elke mede-eigenaar ten minste 15 dagen voor de datum van de algemene vergadering (AV) bijeenroepen.

Hij is verantwoordelijk voor het goede verloop van de AV, moet de agenda opstellen, de stemmingen leiden en de notulen opstellen waarin de resultaten van deze cruciale vergadering worden samengevat.

Vervolgens zal de syndicus gedurende het hele jaar na de algemene vergadering van mede-eigenaars moeten toezien op de goede uitvoering van de genomen besluiten.

De vrijwillige syndicus voert ook financiële taken uit, zoals het innen van de lasten van de andere mede-eigenaars of het bijhouden van de boekhouding van de mede-eigendom.

Tenslotte moet een goede syndicus, naast zijn praktische verplichtingen, over vele kwaliteiten beschikken, zowel menselijke als technische. De syndicus moet immers niet alleen elementaire noties van recht of boekhouding beheersen, hij moet ook goed kunnen luisteren, empathisch zijn en eventuele conflicten binnen de mede-eigendom kunnen beheren.

Hoe kan een vrijwillige syndicus worden aangesteld?

De overgang van een professionele syndicus naar een vrijwillige syndicus heefteen grote invloed heeft op het dagelijks beheer van de mede-eigendom en moet dus worden besproken op de algemene vergadering van de mede-eigenaars.

Of het nu op verzoek van één of meerdere mede-eigenaars is, moet deze mogelijkheid op de agenda van de jaarlijkse algemene vergadering worden geplaatst en zal deze slechts geldig zijn indien een vrijwillige syndicus wordt aangesteld door een volstrekte meerderheid van de op de vergadering aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

Na zijn verkiezing moet de vrijwillige syndicus de aftredende professionele syndicus vragen om hem binnen een wettelijke termijn van 30 dagen de archieven en documenten betreffende het beheer van de mede-eigendom over te dragen (reglement van de mede-eigendom, notulen van vorige algemene vergaderingen, rekeningen en contracten met leveranciers, …). De nieuwe syndicus wordt dan verkozen voor een hernieuwbare termijn van ten hoogste drie jaar. Hij of zij moet echter elk jaar worden herkozen op de algemene vergadering van de mede-eigendom.

Ten slotte bepaalt de wet dat de bepalingen die de relatie tussen de syndicus en de VME regelen, in een schriftelijke overeenkomst moeten worden vermeld (art. 577- 8 § 1, lid 2) en dat de identiteit van deze laatste aan de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO) moet worden meegedeeld.

Moet de vrijwillige vereffenaar verzekerd zijn?

Ondanks de ijver van de vrijwillige syndicus bij de uitoefening van zijn taak en de genade van de rechter ten aanzien van een niet-professionele syndicus, moet de syndicus een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid (RC syndic) afsluiten. In de eerste plaats omdat het een wettelijke verplichting is, en in de tweede plaats omdat hij zich zo kan beschermen tegen eventuele risico’s (die over het algemeen door de vereniging van mede-eigenaars worden gedekt).

Indien de vrijwillige syndicus echter een beheersfout begaat, zal niet zijn verantwoordelijkheid rechtstreeks in twijfel worden getrokken, maar die van de vereniging van mede-eigenaars waarvan hij de lasthebber is. Soms stelt de syndicus zich echter bloot aan gerechtelijke vervolging door de mede-eigendom zelf, die dan kan besluiten zich tegen hem te keren.

Kan de vrijwillige syndicus betaald worden?

Zelfs indien de mede-eigendom over een eigen bankrekening beschikt, is het niet ongebruikelijk dat de vrijwillige syndicus zelf kleine uitgaven doet in het kader van zijn werkzaamheden (verzending van post, telefoongesprekken of fotokopieën, bijvoorbeeld). In dergelijke gevallen zal de gevolmachtigde voor deze bedragen worden terugbetaald.

Voor het overige maakt de vrijwillige syndicus, zoals zijn naam aangeeft, geen aanspraak op enige vergoeding. Niettemin kan hij voor de uitoefening van zijn functie om een financiële vergoeding verzoeken. In tegenstelling tot een betaling zoals hierboven vermeld, zal, indien het om een vergoeding gaat, deze aan inkomstenbelasting worden onderworpen, ook al is zij over het algemeen bescheiden en lager dan de honoraria die door een professionele syndicus worden aangerekend.

Overweegt u uw professionele syndicus te vervangen door een vrijwillige syndicus? Wees gerust! U bent niet de eerste mede-eigenaar die deze verandering overweegt en die is gemakkelijker te onderhandelen is dan het lijkt.

Als u meer wilt weten over deze overgang en de rol die uw nieuwe syndicus zal moeten spelen, raadpleeg dan onze blog of ontdek Syndic Yourself, een platform ontworpen door vrijwillige syndici voor vrijwillige syndici, waarmee u uw mede-eigendom op een eenvoudige, leuke en rigoureuze manier kunt beheren.