Hoe de beste syndicus voor uw mede-eigendom vinden?

De mede-eigendom

U bent niet vertrouwd met het concept mede-eigendom? U moet weten dat een gebouw vanaf 2 kavels wettelijk verplicht is om het beheer ervan toe te vertrouwen aan een syndicus.

Of het gebouw nu meer of minder dan 20 appartementen telt, u bent niet verplicht om samen te werken met een professionele syndicus; u heeft ook de mogelijkheid om te kiezen voor een vrijwillige syndicus. Die persoon moet altijd één van de mede-eigenaars zijn, verkozen door de mede-eigenaars zelf met een absolute meerderheid tijdens een algemene vergadering (jaarlijkse/statutaire of bijzondere). De syndicus is verkozen voor een periode van maximum 3 jaar, met een jaarlijkse herverkiezing tijdens de algemene vergadering.

Met welke criteria moet men rekening houden tijdens het kiezen van een syndicus?

Voordat u start met de zoektocht naar de ideale syndicus, denk aan een lijst van criteria die voor u en de mede-eigendom belangrijk zijn. Een goeie beheerder zal zich namelijk ook op juridisch, technisch en boekhoudkundig vlak moeten bewijzen, maar zal ook moeten luisteren naar de noden van elk en als moderator moeten spelen tussen de mede-eigenaars indien nodig.

De grootte van jullie mede-eigendom

Het aantal professionele syndici is de laatste jaren aan het dalen, terwijl het aantal mede-eigendommen/gebouwen aan het stijgen is. Het is te begrijpen dat sommige syndici het beheer van een gebouw met minder dan 20 appartementen weigeren, omdat het beheer van grotere gebouwen rendabeler is voor hen. Het is dus van belang dat u de grootte van uw mede-eigendom (aantal appartementen) aangeeft bij het contacteren van een professionele syndicus en vraag een korting.

Door het aantal appartementen door te geven, zal de beheerder een inschatting kunnen maken van de taken die uw gebouw zal eisen. De syndicus zal u daarna een offerte op maat kunnen bezorgen.

Uw budget

Welk serviceniveau verwacht u van uw nieuwe syndicus? Het bedrag van de vergoedingen van een professionele syndicus zal inderdaad variëren, afhankelijk van de diensten, reactiesnelheid en beschikbaarheid van uw gebouwbeheerder. Bovendien kan een syndicus op het eerste zicht “goedkoop” lijken, maar u kan op lange termijn voor enkele onaangename verrassingen komen te staan, door bijvoorbeeld veel uitzonderlijke interventies die in rekening gebracht worden.

De feedback van andere mede-eigendommen

Indien u de reële kwaliteit en de prestaties van een syndicus wenst te weten, kunt u zich wenden tot andere verenigingen van mede-eigenaars die reeds samengewerkt hebben of nog steeds samenwerken met de firma die u interesseert. U heeft ook de mogelijkheid om de lijst te raadplegen die beschikbaar is gesteld door Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV), het controleorgaan van de vastgoedmakelaars, syndici en rentmeesters.

Maar hoe kan ik te weten komen of ik moet veranderen van syndicus?

Mede-eigenaars schrikken meestal van de prijs bij het overwegen om de veranderen van syndicus. Hoewel de vergoedingen op het eerste zicht aantrekkelijk lijken, kunnen ze toch veel hogere algemene onderhoudskosten voor gebouwen verbergen. Dit gebeurt regelmatig wanneer de vereniging van mede-eigenaars alleen de vergoedingen in verband met het dagelijks beheer van het onroerend goed heeft vergeleken, zonder na te denken over het controleren van de buitengewone opdrachten die als supplement zouden kunnen worden gefactureerd. Het is ook mogelijk dat de vaste tarieven te hoog zijn in vergelijking met de aangeboden diensten.

Transparantie is ook essentieel in de relatie tussen de beheerder en de mede-eigenaars. Als het erg moeilijk is om toegang te krijgen tot de gevraagde documenten, zoals facturen die moeten betaal worden, of de rekeningen van het gebouw, kan dit een negatieve invloed hebben op de vertrouwensrelatie tussen u en de syndicus.

De lift is kapot en u wacht al enkele weken op een dépannage? Je hebt dan een meer responsieve vastgoedbeheerder nodig, die meer investeert in de levensduur van het gebouw. Uw syndicus moet beschikbaar zijn, ook buiten kantooruren (alleen voor noodgevallen). Hij moet ook snel kunnen ingrijpen bij verschillende herstellingen die u en uw buren nodig kunnen hebben.

Een nieuwe syndicus aanstellen

Om reglementair van syndicus te veranderen, moet u een algemene vergadering bijeenroepen of hierom verzoeken bij het opstellen van de agenda voor de volgende AV. Als de termijn van 3 jaar niet is verstreken, kunt u deze tussentijds intrekken, maar dit kan resulteren in de betaling van een schadevergoeding aan de huidige syndicus. In geval van betwisting en / of ernstige inbreuken kan de vrederechter ook de benoeming van een nieuwe syndicus vragen.

Op de algemene vergadering wordt de nieuwe syndicus, professioneel of vrijwillig, gekozen bij meerderheid van stemmen, dat wil zeggen 50% + 1 stem. U moet zijn contactgegevens duidelijk vermelden in de notulen, evenals de datum waarop het mandaat zal starten. De voorzitter van de vergadering moet dit verslag ondertekenen en een afschrift ontvangen, anders kan de nieuwe syndicus de oude niet vervangen. Zodra de formaliteiten zijn vervuld, moet u hem immers de notulen van de aanstelling bezorgen zodat hij contact kan opnemen met de aftredende syndicus en om de verschillende documenten met betrekking tot de mede-eigendom op te halen. Deze toekenning moet binnen een periode van maximaal 30 dagen worden gedaan.

Wat we zelf doen, doen we meestal beter

Kunt u ondanks uw uitgebreide onderzoek de geschikte syndicus niet vinden om uw gebouw te beheren? En wat als het eenvoudiger kan?

Door uw gebouw te beheren door een vrijwillige syndicus, verlaagt u aanzienlijk de gemeenschappelijke kosten die aan u in rekening worden gebracht. Naast de prijs heeft de niet-professionele syndicus vele voordelen: hij is sterk geëngageerd in het leven van de mede-eigendom, denkt zorgvuldig na over elke beslissing en neemt ze met kennis van zaken, aangezien ook hij erdoor wordt geraakt. Zijn reactievermogen is erg belangrijk, want ook hij wil dat de herstelling zo snel mogelijk wordt uitgevoerd.

Ook al vergt deze keuze wat tijd en brengt het enkele verantwoordelijkheden met zich mee naar de andere mede-eigenaars, toch heeft het vele voordelen!

Een vrijwillige syndicus die goed verzekerd is

Wees echter voorzichtig voordat u begint: de persoon die het beheer van de mede-eigendom zal verzorgen, met andere woorden de niet-professionele syndicus, moet gedekt zijn door een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering, in geval van schade die zou kunnen ontstaan veroorzaakt door een van zijn beslissingen.

Hulpmiddelen om vrijwillige beheerders te ondersteunen

Tegenwoordig zijn er tal van technologische en digitale hulpmiddelen om de vrijwillige syndicus te helpen. Door gebruik te maken van platforms voor het delen van bestanden, zoals Dropbox of Google Drive, kan hij gemakkelijk de documenten verzamelen die hij nodig heeft van de verschillende eigenaars. Whatsapp zal het mogelijk maken om bijna realtime te communiceren met zijn mede-eigenaars, zelfs als ze zich in het buitenland bevinden. Ten slotte zullen Excel en zijn spreadsheets een grote hulp zijn bij de boekhouding van het gebouw.

En wat als er een ultra-intuïtief en leuk platform was om je gebouw te beheren? Wat zou dat handig zijn, toch?

Ons platform voor het beheer van mede-eigendommen

Door te kiezen voor een alles-in-één oplossing zoals ons Syndic Yourself-platform, hoeft u niet langer verbinding te maken met meerdere tools of veel nauwgezet werk te doen om alles correct gecodeerd te krijgen. Dankzij uw persoonlijke toegang registreert u de facturen van de mede-eigendom, wisselt u uit met uw buren en beschikt u zelfs over een lijst met leveranciers in uw regio in geval van dringende herstellingen. Onze experts, gepassioneerd door onroerend goed en de wereld van appartementsgebouwen, ondersteunen u om een ​​gemakkelijk en leuk gebruik van onze tool te garanderen, maar ook om eventuele obstakels aan te pakken die u als vrijwillige vastgoedbeheerder kunt tegenkomen. Syndic Yourself is inderdaad zowel digitaal als menselijk!

Ten slotte heeft elke mede-eigenaar zijn eigen toegang, wat een onfeilbare transparantie garandeert. U hoeft uw vrijwillige syndicus niet achterna te zitten om de kosten van uw gebouw te begrijpen of om een ​​kopie van een document te krijgen.

Nu u een overzicht heeft van de criteria, is het tijd om op zoek te gaan naar de formule die het beste bij u past, of het nu een vrijwillige of professionele syndicus is.