Hoe organiseer je een algemene vergadering die volledig in orde is?

De algemene vergadering van een VME, vaak afgekort tot AV, is een vergadering die alle mede-eigenaars van een gebouw bijeenbrengt. Het maakt het mogelijk beslissingen te nemen over het beheer van de mede-eigendom.

De volgende personen zijn aanwezig :

• De eigenaars, inclusief de voorzitter van de vergadering
• De syndicus
• De raad van mede-eigendom, die de syndicus bijstaat en toezicht houdt op het beheer
• De rekencommissaris, die de door de syndicus gevoerde boekhouding controleert

Huurders en buitenstaanders zijn uitgesloten. Het is belangrijk dat elke mede-eigenaar aanwezig is om zijn mening te geven.

Wat zijn de verschillende soorten van AV?

Er zijn twee soorten van algemene vergaderingen in een mede-eigendom:

• De gewone algemene vergadering, AV, die één keer per jaar plaatsvindt op initiatief van de syndicus, overeenkomstig met de statuten
• De buitengewone algemene vergadering, BV, die wordt bijeengeroepen op verzoek van de mede-eigenaars om snel beslissingen te nemen die niet kunnen wachten op de AV

De gewone algemene vergadering moet worden gehouden binnen een termijn van 15 dagen per jaar, overeenkomstig het reglement van mede-eigendom. Alleen in geval van een uitzonderlijke reden kan deze periode veranderen.

De belangrijkste onderdelen van een algemene vergadering

De organisatie van de algemene vergadering verloopt volgens een strikte procedure die de syndicus moet kennen. Er zijn vier belangrijke stappen om ervoor te zorgen dat de algemene vergadering 100% in orde is.

De belangrijkste onderdelen van een algemene vergadering

Voor elke AV wordt door de syndicus een agenda opgesteld. Het is noodzakelijk de vergadering toe te spitsen op specifieke en belangrijke onderwerpen die moeten worden besproken.

De agenda voorkomt dat discussies afdwalen naar bijzaken en dat belangrijke besluiten worden uitgesteld. Daardoor wordt ook de duur van de algemene vergadering aanzienlijk beperkt!

Volgens de Belgische wet op de mede-eigendom moet de agenda de volgende punten bevatten:

• Het evaluatieverslag van de contracten van leveranciers (artikel 3.89, § 5, 12°)
• Een punt betreffende de goedkeuring van de voorlopige begroting voor lopende kosten en te voorziene buitengewone uitgaven (artikel 3.89, § 5, 16°)
• Items ingediend door een of meerdere mede-eigenaars of de raad. Deze punten moeten ten minste drie weken vóór de periode waarin de algemene vergadering zal plaatsvinden, aan de syndicus worden toegezonden (artikel 3.87, § 3, lid 1)

Het oproepen van de AV

De syndicus moet de AV samenroepen per aangetekende brief en deze naar iedere eigenaar opsturen. Degene mag slechts een ander communicatiemiddel gebruiken indien de betreffende eigenaar daar uitdrukkelijk en schriftelijk toestemming voor heeft gegeven.

De oproeping tot de algemene vergadering moet volgende punten bevatten:

• De agenda
• De datum en het tijdstip van de vergadering
• Het adres waar de AV zal gehouden worden

Tenzij anders vermeld in het reglement van mede-eigendom, moeten tussen de aangetekende verzending en het moment van de AV ten minste 15 dagen liggen. Het is echter niet nodig deze uitnodiging maanden van tevoren toe te zenden, omdat dan de agenda onvolledig zou zijn en de vergadering zou kunnen worden vergeten.

De stemming

Opdat een besluit op een algemene vergadering geldig zou worden verklaard, moet het ter stemming worden voorgelegd aan alle mede-eigenaars.

Niet alle onderwerpen worden op dezelfde manier behandeld en de meerderheden variëren naar gelang :

• Het behandelde onderwerp
• Het belang voor de werking van de mede-eigendom
• De budgettaire impact op de rekeningen van de mede-eigendom

U moet ook weten dat de stem van een mede-eigenaar overeenkomt met een variabel aantal stemmen naargelang het aandeel in de gemeenschappelijke delen.

Besluiten genomen met volstrekte meerderheid

De absolute meerderheid komt overeen met de helft van de stemmen +1. Deze vereiste is vooral voor lopende beslissingen inzake de mede-eigendom.

Besluiten met een 2/3 meerderheid van stemmen

Een 4/5 meerderheid is vereist voor :

• Verbouwing of grote werken in het gebouw
• Wijziging van de verdeelsleutel van de provisies binnen de mede-eigendom
• Wijziging van de statuten betreffende de gemeenschappelijke delen
• Wijziging van de statuten betreffende de gemeenschappelijke delen

Besluiten met een 4/5 meerderheid van stemmen

Een 4/5 meerderheid is vereist voor :

• Verbouwing of grote werken in het gebouw
• Wijziging van de verdeelsleutel van de provisies binnen de mede-eigendom

Besluiten genomen met eenparigheid van stemmen

Unanieme besluiten betreffen de volledige wederopbouw van een na een ramp verwoest gebouw of de wijziging van de aandelen van mede-eigendom.

Volmacht in geval van afwezigheid

In geval van afwezigheid tijdens een stemming, kan een eigenaar zich laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde aan wie hij/zij een volledige of gedeeltelijke volmacht verleent.

Deze gevolmachtigde kan zijn :

• Een andere mede-eigenaar
• Een persoon die geen mede-eigenaar is binnen de VME

De syndicus mag nooit een mede-eigenaar vertegenwoordigen, aangezien dit een belangenconflict zou zijn.

Versturen van de notulen

Aan het eind van de algemene vergadering worden de notulen opgesteld waarin alle tijdens de vergadering genomen besluiten worden samengevat.

Het vermeldt de meerderheden die bij de stemmingen werden behaald en de namen van de eigenaars die tegenstemden of zich van stemming onthielden.

De notulen worden ondertekend door :

• De voorzitter van de AV
• De aangewezen secretaris
• Alle aanwezigen en gevolmachtigden

De syndicus stuurt dit door naar alle mede-eigenaars binnen 30 dagen na de AV.

Het Syndic Yourself platform biedt een digitale oplossing aan voor uw AV die de vier stappen van het organiseren van een algemene vergadering automatiseert. Als vrijwillige syndicus kunt u met een paar muisklikken een algemene vergadering organiseren die 100% in orde is.

U bespaart hiermee niet alleen kostbare tijd, maar krijgt gegarandeerd ook tevreden mede-eigenaars!