Wat doet de syndicus voor de prijs die ik betaal?

Administratief beheer

De administratieve taken die door de syndicus worden uitgevoerd, zijn talrijk:

• De syndicus organiseert de jaarlijkse algemene vergadering binnen de termijn voorzien door het reglement mede-eigendom. Of, indien één of meer mede-eigenaars verzoeken (mits zij beschikken over een aandeel gelijk aan of groter dan 1/5 van de gemeenschappelijke delen) een bijzondere algemene vergadering te organiseren;
• Hij houdt de mensen die geen stemrecht hebben (d.w.z. huurders) op de hoogte van de datum van de algemene vergaderingen. Zo kunnen hun verzoeken schriftelijk indienen. Die worden dan voorgelegd tijdens de algemene vergadering;
• Hij schrijft de notulen van de algemene vergadering en noteert alle genomen beslissingen;
• De syndicus sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af;
• Hij dient een evaluatierapport over de leverancierscontracten (water, elektriciteit, enz.);
• In geval van beëindiging van het contract, bezorgt de syndicus binnen 30 dagen het volledige dossier met betrekking tot het beheer van het gebouw aan de nieuwe syndicus;
• Enz.

De takenlijst is lang, maar één van de belangrijkste taken van de syndicus is om volledig transparant te handelen. Sinds de inwerkingtreding van de wet van 1 september 2010 moet de vastgoedbeheerder immers volledig transparant zijn en de mede-eigenaars de mogelijkheid geven om de documenten met betrekking tot de mede-eigendom te raadplegen. Indien de beheerder de archieven van de mede-eigendom wil bewaren elders dan in zijn kantoren, moet hij er wel toegang toe kunnen geven aan de mede-eigenaars die ze willen raadplegen.

Personeelsmanagement

In grote appartementsgebouwen is het niet ongebruikelijk om een ​​conciërge of een tuinman tegen het lijf te lopen die de gemeenschappelijke tuin onderhoudt. Deze mensen zijn weliswaar in dienst van de vereniging van mede-eigenaars, maar worden beheerd door de syndicus, of het nu gaat om aanwerving, ontslag, vervanging van afwezig personeel of de betaling van salarissen.

Merk echter op dat de syndicus de toestemming van de vereniging van mede-eigenaars moet verkrijgen alvorens een nieuwe functie te openen.

Financieel beheer

In elke mede-eigendom met minder dan 20 appartementen kan de boekhouding worden vereenvoudigd. Bij meer dan 20 kavels moet de syndicus een dubbele boekhouding uitvoeren.

Onder de boekhoudkundige opdrachten van de syndicus vinden we het volgende:

• de fondsen van de vereniging van mede-eigenaars beheren en de boekhouding transparant en gedetailleerd voeren;
• Opstellen van de geraamde begroting ter dekking van de lopende uitgaven voor onderhoud en exploitatie van de gemeenschappelijke ruimtes;
• Voorzien van een reserve budget voor voorzienbare buitengewone uitgaven (bijvoorbeeld grootschalige renovaties);
• Controleer of werkkapitaal en reservefondsen worden gestort op twee afzonderlijke bankrekeningen;
• Zorgen voor terugvordering van onbetaalde kosten;
• Enz.

Technisch beheer

De vastgoedbeheerder is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten die op de algemene vergadering zijn genomen tot verbetering van de gemeenschappelijke ruimtes en / of het onderhoud daarvan. Hij kan ook in geval van nood tussenkomen om werkzaamheden uit te voeren of te laten uitvoeren zonder de goedkeuring van de vereniging van mede-eigenaars te vragen.

Indien de syndicus ervoor kiest om dit werk toe te vertrouwen aan een extern bedrijf, is hij daarom wettelijk verplicht om voor elk uit te voeren werk verschillende offertes (minimaal 3) voor te leggen. Deze verplichting is terug te vinden in artikel 577-8 §4 paragraaf 13 van het Burgerlijk Wetboek inzake mede-eigendom.

De vastgoedbeheerder: wettelijk vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars

Als wettelijk vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars kan de syndicus tussenkomen, bijvoorbeeld tijdens gerechtelijke procedures ter verdediging van het belang van de mede-eigendom, of het nu gaat om een ​​klacht van de mede-eigendom tegen de bouwer van het gebouw of een terugvordering van onbetaalde aanbetalingen door een van de mede-eigenaren. Voorafgaand aan elke procedure moet de syndicus echter de goedkeuring hebben van de vereniging van mede-eigenaars op een algemene vergadering.

Een bemiddelaar die naar mede-eigenaren luistert

Bij conflicten tussen de mede-eigenaren moet de syndicus luisteren en de rol van mediator op zich nemen om zo snel mogelijk en onder de beste voorwaarden tot overeenstemming tussen de partijen te komen. Door geschillen in der minne te regelen, vermijdt de beheerder juridische procedures die jaren kunnen duren en voor hem en zijn collega’s uren werk kunnen veroorzaken.

Buitengewone interventies

De hierboven vermelde opdrachten hebben betrekking op het zogenaamde “dagelijkse” beheer van het gebouw. De syndicus kan ook tussenkomen voor meer specifieke opdrachten, die dan als buitengewoon worden beschouwd omdat ze niet voorkomen in het contract dat werd ondertekend tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaren bij aanvang van hun samenwerking. En wie buitengewoon zegt, zegt supplementen!

De vrijwillige syndicus van zijn kant zal geen kosten in rekening brengen voor zijn buitengewone tussenkomsten, aangezien hij als vrijwilliger optreedt.

Wees hier dus uiterst waakzaam over bij het kiezen van uw toekomstige professionele syndicus.

En in het geval van inbreuken?

Als de vereniging van mede-eigenaars zich realiseert dat de syndicus zijn verbintenissen niet nakomt en zich benadeeld voelt, kan ze tegen hem een klacht indienen bij het BIV (controleorgaan Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars) of de vrederechter wegens inbreuken. De beheerder kan dan worden gevorderd dat er aan de andere partij een schadevergoeding wordt betaald.
Vrijwillige of professionele syndicus, het is daarom wettelijk verplicht om gedekt te zijn door een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering die u in dit soort situaties kan helpen.

De taken van de gebouwbeheerder zijn talrijk, maar dat hoeft je niet bang te maken. Met de juiste tools en experts in mede-eigendom wordt het beheer kinderspel!

Ontdek ons ​​alles-in-één platform voor het vrijwillig beheer van uw mede-eigendom!