Wat is de rol van de rekeningcommissaris in een mede-eigendom?
Of het beheer van uw mede-eigendom nu wordt toevertrouwd aan een professionele of niet-professionele syndicus, de financiële gezondheid van uw gebouw moet worden verzekerd, evenals de transparantie van de rekeningen ten opzichte van elke mede-eigenaar. De taak van de rekeningcommissaris bestaat erin de rekeningen van uw gebouw te controleren en ze op de jaarlijkse algemene vergadering geldig te verklaren. Syndic Yourself licht alles toe over deze boekhoud expert en het beheer van mede-eigendommen.
Inhoudstafel
Wat is een rekeningcommissaris?
Wie kan een rekeningcommissaris worden?
Wat is de rol van de rekeningcommissaris?
De omschrijving van de taken van de rekeningcommissaris
Wat is de bevoegdheid van de commissaris om op te treden in geval van wangedrag van de syndicus?
Hoe kan de commissaris in de uitoefening van zijn functie worden beschermd?
Wat is een rekeningcommissaris?
De rekeningcommissaris is een orgaan van de mede-eigendom dat een adviserende en bevoegde instantie is op financieel en boekhoudkundig gebied.
Volgens artikel 577-8, 2 van het Burgerlijk Wetboek van de wet van 2010: “De algemene vergadering wijst jaarlijks een commissaris van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is, wiens verplichtingen en bevoegdheden bij het reglement van mede-eigendom worden bepaald.”
De vereniging van mede-eigenaars (VME) moet een commissaris benoemen, ongeacht de grootte van de mede-eigendom.
De commissaris wordt elk jaar door de algemene vergadering benoemd met een meerderheid van de helft van de stemmen +1.
Wie kan een rekeningcommissaris worden?
Ledereen kan zich verkiesbaar stellen als commissaris, behalve de syndicus van de mede-eigendom.
Als hij of zij mede-eigenaar is, moet hij of zij een gedegen kennis hebben van boekhouding en mede-eigenaarsbeheer. Er is echter geen diploma of certificatie vereist om naar deze functie te solliciteren.
Als de bewoners van uw flatgebouw dergelijke vaardigheden niet in huis hebben, kunt u een beroep doen op een gespecialiseerd bedrijf.
De professional zal deze rol op zich nemen tegen een vergoeding, terwijl een mede-eigenaar dit gratis kan doen. Dit punt, evenals de vergoeding voor de vrijwillige syndicus, dient op de algemene vergadering te worden besproken.
Sinds 2019 kunt u meerdere commissarissen aanwijzen om te genieten van de expertise van elk van hen.
Wat is de rol van de rekeningcommissaris?
De omschrijving van de taken van de rekeningcommissaris
De nadere regels voor de uitoefening van de controle worden besproken tijdens de algemene vergadering en bij het opstellen van het reglement van mede-eigendom.
De rol is niet strikt omschreven. Het is aangepast aan de behoeften en verwachtingen van elke mede-eigendom.
De boekhoudkundige en financiële documenten kunnen op kwartaal- of halfjaarbasis worden geanalyseerd, afhankelijk van de omvang van de mede-eigendom en de werklast die deze controle met zich meebrengt.
De benoeming van een commissaris zorgt voor meer transparantie in het financieel beheer van de mede-eigendom.
Controle van de boekhouding
De belangrijkste taak van de commissaris is de boekhouding van de mede-eigendom te controleren en daarover verslag uit te brengen op de jaarlijkse algemene vergadering. Hij is belangstellend in, bijvoorbeeld :
- Het verrichten van de verschillende betalingen die onder de verantwoordelijkheid van de mede-eigendom vallen, binnen de termijnen die in de factuurvoorwaarden zijn vastgesteld
- De overeenstemming tussen de ondertekende ramingen en de ontvangen facturen en de overeenstemming tussen de betalingen en de facturen
- De rapportering van diezelfde betalingen in de algemene jaarrekeningen
De commissaris valideert dus het financiële beheer van de syndicus, bij wijze van tegenmacht. En verleent kwijting van elke aansprakelijkheid in geval van een fout, behalve in het geval van een bewezen frauduleuze handeling.
Deze werkzaamheden moeten vóór de jaarlijkse algemene vergadering worden verricht, aangezien de rekeningen daar moeten worden goedgekeurd. Dit onderwerp zal op de agenda worden geplaatst.
Ter herinnering, de commissaris heeft het recht om alle boekhoudkundige en financiële documenten van de mede-eigendom te onderzoeken, net zoals elke andere mede-eigenaar.
Opstellen van het jaarverslag
Na analyse van de boekhoudkundige en financiële stukken is de commissaris tevens belast met de opstelling van het jaarverslag voor de algemene vergadering. Dit stelt de syndicus vrij van elke aansprakelijkheid in geval van een onopzettelijke fout.
Wat is de bevoegdheid van de commissaris om op te treden in geval van wangedrag van de syndicus?
Indien de commissaris fouten ontdekt die toe te schrijven zijn aan de syndicus, of zelfs frauduleuze handelingen, moet hij de mede-eigenaars waarschuwen. Er zal dus een bijzondere vergadering (BV) worden bijeengeroepen met als agendapunt de nalatigheid van de syndicus bij het vervullen van zijn rol in het beheer van de financiële gezondheid van de mede-eigendom. De situatie zal snel worden toegelicht.
Dit soort gedrag komt veel minder vaak voor wanneer een mede-eigendom wordt beheerd door een vrijwillige syndicus. Deze handelt in het algemeen belang van de mede-eigendom en heeft tot doel een goede sfeer te handhaven tussen de eigenaren en een goede financiële gezondheid te verzekeren. |
Hoe kan de commissaris in de uitoefening van zijn functie worden beschermd?
Gezien het belang van de opdracht van de commissaris en de implicaties daarvan voor het functioneren van de mede-eigendom, is een aansprakelijkheidsverzekering noodzakelijk ter bescherming van:
- De syndicus, met name bij een vrijwillige syndicus van de mede-eigendom
- De raad
- De rekeningcommissaris.
Tot slot, of uw mede-eigendom nu onder de hoede staat van een professionele of vrijwillige syndicus, het is de vereniging van mede-eigendom die de verzekeringspolis zal betalen.
U weet nu alles over de rol van de commissaris en zijn essentiële taak in het verzekeren van de goede financiële gezondheid van uw mede-eigendom. Als u vragen heeft, kan u altijd met ons contact opnemen.